Comment contrôler la boîte de réception de sa messagerie ?
Avez-vous recours à une méthode efficace pour traiter et organiser votre courrier électronique au quotidien, afin de ne rien laisser traîner dans votre boîte de réception ? Si les courriers électroniques s'accumulent dans la vôtre (jusqu'à 7 000 messages chez des personnes que nous connaissons), vous devriez réenvisager la façon dont vous les gérez. Réussir à vider votre boîte de réception n'est vraiment pas chose impossible. Pour y parvenir, vous devez évaluer la façon dont vous traitez et organisez votre courrier électronique et procéder à quelques ajustements. Guide réalisé en partenariat avec Microsoft.
- 4 façons de contrôler votre boîte de réception de votre messagerie
Comme tout le monde, vous avez déjà ouvert
un message en vous demandant ce que vous alliez bien pouvoir en faire, avant de
le refermer en décidant de vous en occuper plus tard. Et petit à petit, vous
vous êtes retrouvé avec des centaines, voire des milliers, de messages
électroniques dans votre boîte de réception.
En apprenant à gérer
différemment votre boîte de réception, vous réussirez à mieux la contrôler, à
réagir plus rapidement, à mener à bien les actions importantes et à tenir vos
échéances.
Dans ce guide, nous vous présenterons 4 facteurs clés pour vous
aider à optimiser la gestion de votre courrier électronique.
Pour réussir à organiser votre boîte de réception, vous devez d'abord comprendre
la différence entre une «information de référence» et une «information
d'action».
Une information de référence est une information qui n'est pas
nécessaire pour effectuer une action. Vous la conservez simplement au cas où
elle pourrait vous être utile ultérieurement.
Une information d'action est une information dont vous devez
disposer pour effectuer une action.
La plupart d'entre nous reçoit de très nombreuses informations de référence par ... Voir la suite
Combien de fois êtes-vous interrompu chaque jour ? Il est pratiquement
impossible de faire quoi que ce soit en se laissant constamment interrompre par
le téléphone, ses collègues et la messagerie instantanée. Il est donc essentiel
de vous réserver des moments que vous consacrerez entièrement au traitement et à
l'organisation de votre courrier électronique.
De nombreux messages
requièrent une décision de votre part. Les bonnes décisions nécessitent de la
concentration, et la concentration nécessite une attention ininterrompue. Chaque
jour, vous devez vous réserver un moment pour traiter votre courrier
électronique de façon à vider votre boîte de réception. Bien entendu, cela ne
vous empêche pas de consulter votre messagerie au cours de la journée pour
vérifier si vous avez reçu des messages urgents ou des demandes de votre
responsable... Voir la suite
Lorsque vous commencez à traiter votre courrier électronique, la première chose
à faire consiste à le trier dans l'ordre où vous voulez le traiter. Par exemple,
vous pouvez le filtrer par date, par objet ou par expéditeur.
Dans Outlook 2003, cliquez sur la zone Réorganiser par en haut de votre boîte de réception et cliquez sur le classement souhaité.
Filtrez votre courrier électronique en fonction de différentes
options.
Conseil : si vous utilisez Outlook 2003, activez le volet de
visualisation afin de pouvoir consulter vos messages sans les ouvrir. Pour
activer ce volet, cliquez dans le menu Affichage sur ... Voir la suite
Cette règle vous sera utile pour traiter votre courrier électronique, en vous
aidant à décider rapidement ce que vous devez faire de chaque message afin de le
faire disparaître de votre boîte de réception.
Décidez quoi faire de chaque message :
Combien de fois avez-vous ouvert, lu et refermé le même message ? Certains
messages reçoivent ainsi beaucoup d'attention, mais sont suivis de peu d'action.
Il vaut mieux traiter chaque message une seule fois et agir dans la foulée. En
d'autres termes, vous devez décider ce que vous allez en faire et où vous allez
le stocker. Quatre possibilités s'offrent alors à vous : supprimer, traiter, déléguer et différer ... Voir la suite
